Codice di condotta fornitori

I Valori sono gli ideali in cui crediamo, le fondamenta della nostra storia e costituiscono quell’insieme di criteri che ci guidano orientandoci e supportandoci. Su di essi basiamo le nostre scelte, impostiamo le nostre priorità. I Valori possono essere pienamente perseguiti solo se condivisi con tutti i nostri partners. Questo è un obiettivo condiviso del quale Rollon S.r.l. (di seguito “Rollon”) desidera rendere pienamente consapevoli i propri fornitori (di seguito “Fornitori”), chiedendo loro di firmare ed accettare il presente codice di condotta Fornitori (di seguito “Codice”) e di agire in conformità alle sue disposizioni e ai suoi principi. Tutti i Fornitori di Rollon devono ottemperare al Codice ed assicurarsi che i loro sub-fornitori (se esistenti), così come qualsiasi ulteriore soggetto terzo che lavori per loro conto, operino nel pieno rispetto del Codice.

Le aspettative

A. I principi e le previsioni del Codice rappresentano i criteri e le linee guida alle quali aderiamo e chiediamo a tutti i nostri Fornitori e ai loro collaboratori, sub-fornitori, e ad altre parti che collaborano con i Fornitori stessi, di aderirvi quando operano per conto nostro.

B. Accettando questo Codice, i Fornitori si impegnano a comportarsi in modo conforme ai valori e ai principi delineati. Ai Fornitori viene richiesto di applicare gli stessi principi e di agire in conformità con essi in tutti i loro rapporti commerciali e di migliorare costantemente la loro performance di sostenibilità, applicando una condotta appropriata. C. Siamo consapevoli che molti Fornitori operano in svariati ambiti giuridici e culturali e che l’attuazione di alcune disposizioni del Codice potrebbe risultare difficoltosa. Pertanto, l’adempimento delle disposizioni del presente Codice deve essere valutato tenendo in considerazione le leggi nazionali e internazionali e le norme applicabili localmente. In ogni caso, Rollon si aspetta che i Fornitori la informino tempestivamente e si impegnino anche quando l’osservanza delle disposizioni del presente Codice fosse, per tali motivi, solo parzialmente rispettata.

D. I Fornitori dovranno assicurarsi che tutti i loro lavoratori, direttamente o indirettamente coinvolti nella realizzazione delle attività per conto di Rollon, siano a conoscenza del Codice, utilizzando ogni mezzo di comunicazione appropriato ed efficace.

1. Rispetto delle leggi

1.1 Conformità alle leggi. I nostri Fornitori sono invitati ad agire sempre nel rispetto rigoroso di tutte le leggi e le norme nazionali ed internazionali in merito ai beni ed ai servizi che forniscono a Rollon.

1.2 Sicurezza e conformità dei prodotti. I beni e i servizi offerti dai Fornitori devono rispettare, in termini di qualità e sicurezza, le leggi e le norme nazionali e internazionali, soddisfare gli standard industriali di qualità e sicurezza e aderire agli standard di qualità e sicurezza eventualmente richiesti da Rollon.

Ci aspettiamo che i Fornitori si attengano a tutte le specifiche fornite e che, in caso di dubbio, chiedano prontamente assistenza. Invitiamo i Fornitori a selezionare accuratamente le materie prime, i componenti, i semilavorati e, su richiesta, di fornire informazioni sulla catena di fornitura.

2. Principi etici e qualità nel lavoro

2.1 Conflitto di interessi. Rollon richiede ai propri Fornitori di conformarsi alla normativa in materia di conflitti di interessi e di impegnarsi a prevenire tutti i comportamenti che potrebbero far venir meno la nostra fiducia. Secondo questo principio, Rollon deve essere prontamente informata della presenza di un conflitto di interessi o di situazioni che presentino un potenziale conflitto d’interessi.

2.2 Riservatezza. Tutte le notizie ed informazioni relative all’attività e riguardanti Rollon dovranno essere considerate strettamente riservate ed i Fornitori dovranno consentire l’accesso a tali informazioni solo ai lavoratori direttamente coinvolti nel progetto. I Fornitori non dovranno comunicare a terzi nessuna informazione o notizia sensibile su Rollon, a meno che non siano esplicitamente autorizzati da Rollon o dalle autorità competenti. Ciò potrà essere meglio disciplinato tramite la stipula di un accordo di non-divulgazione/riservatezza che Rollon potrebbe chiedere ai Fornitori di sottoscrivere prima della firma del contratto o anche successivamente.

2.3 Integrità negli affari. I Fornitori non dovranno praticare né tollerare alcun tipo di corruzione, estorsione, appropriazione indebita e pertanto si impegnano a non offrire o promettere tangenti o altri tipi di incentivi illegali e a non accettarne. A fronte del mancato rispetto delle condizioni suindicate Rollon si vedrà costretta a interrompere l’attività in essere con il Fornitore.

2.4 Amministrazione e bilancio. I Fornitori devono conformarsi a tutte le leggi nazionali e internazionali applicabili in materia di contabilità, fiscalità e trasparenza e devono astenersi da ogni forma di evasione fiscale, elusione, riciclaggio di denaro o altri simili comportamenti illeciti. Ciò al fine di rappresentare in modo corretto e veritiero gli strumenti di gestione.

2.5 Antitrust e concorrenza. I Fornitori devono agire nel rispetto delle norme che regolano la concorrenza leale nazionale e internazionale nonché le disposizioni in materia di anti-trust.

2.6 Minerali provenienti da aree di conflitto. Rollon scoraggia l’utilizzo di minerali il cui commercio potrebbe finanziare gruppi armati coinvolti in conflitti o finanziare conflitti violenti e, per tale motivo, il Fornitore deve garantire a Rollon la provenienza dei minerali.

2.7 Anti contraffazione. Rollon è impegnata a garantire che tutti isuoi prodotti siano di massima qualità e affidabilità. Pertanto, Rollon deve prevenire l’utilizzo nei suoi prodotti di parti contraffatte e dispone di procedure per rilevare e segnalare l’eventuale presenza di parti contraffate o sospette di contraffazione lungo la catena di fornitura. I Fornitori sono tenuti a conoscere la fonte di provenienza di tutti i compo-nenti e i materiali e di garantirne l’autenticità. I Fornitori devono rispondere alle richieste di informazioni relative alla provenienza di ogni componente o materiale.

2.8 Autorità sicurezza e autorità doganali. I Fornitori dovranno rispettare le leggi doganali applicabili.

3. Condizioni di lavoro e diritti umani

3.1 Trattamento corretto. I Fornitori devono instaurare rapporti di lavoro con i propri lavoratori nel rispetto delle leggi nazionali e delle buone pratiche. Inoltre, i Fornitori non devono impedire ai propri lavoratori di godere dei loro diritti legali e contrattuali.

3.2 Salute e Sicurezza. I Fornitori sono tenuti a rispettare i regolamenti e le previsioni normative in materia di sicurezza e di salute nei luoghi di lavoro in vigore nei rispettivi Paesi di origine. Per ridurre al minimo i rischi di incidenti, infortuni e malattie professionali, i Fornitori dovranno garantire gratuitamente ai lavoratori l’attrezzatura adeguata (comprensiva di dispositivi di protezione individuale), programmare controlli efficaci e stabilire procedure di lavoro sicure, implementando programmi e sistemi mirati a garantire la sicurezza dei lavoratori. Inoltre i Fornitori dovranno dare appropriate informazioni sulla sicurezza, tenere corsi di formazione per i lavoratori ed elaborare adeguati sistemi di rilevazione, analisi ed eliminazione di ogni situazione di pericolo. Il Fornitore dovrà formare regolarmente i lavoratori sui piani di emergenza, capacità di risposta all’emergenza e assistenza medica. Un kit di pronto soccorso dovrà essere disponibile in caso di necessità.

3.3 Integrazione e non discriminazione. L’equo trattamento deve costituire un principio fondamentale della politica aziendale del Fornitore. I Fornitori non dovranno fare discriminazioni nell’assunzione e nel corso del rapporto di lavoro per ragioni di genere, razza, colore, religione, orientamento sessuale, età, disabilità, opinione politica, nazionalità, origini sociali o etniche o per l’appartenenza a sindacati. I Fornitori dovranno trattare i propri dipendenti e lavoratori con rispetto e dignità, garantendo agli stessi pari opportunità. Tra l’altro, i Fornitori dovranno assicurarsi che i lavoratori non subiscano alcun tipo di molestia tra cui abusi sessuali, fisici, psicologici.

3.4 Lavoro scelto liberamente. Rollon richiede ai Fornitori di non avvalersi o avvantaggiarsi di forme di lavoro forzato o coatto, manodopera carceraria involontaria, schiavitù o traffico di esseri umani. Allo stesso modo i lavoratori sono liberi di recedere dal contratto di assunzione, in linea con la legislazione nazionale, senza timore di ritorsioni o punizioni.

3.5 Lavoro minorile. Rollon non tollera alcuna forma di sfruttamento del lavoro minorile. I Fornitori non potranno assumere lavoratori al di sotto dell’età minima di ammissione al lavoro. Se le leggi locali permettono l’occupazione di giovani lavoratori, i Fornitori dovranno tutelare i giovani con l’età minima per accedere al lavoro, fino ai 18 anni di età, assicurando che vengano trattati ai sensi della legge; ciò include misure che evitino situazioni di pericolo e lavori
notturni che potrebbero compromettere la loro salute, sicurezza o integrità morale.

3.6 Lavoro illegale clandestino e sommerso. I Fornitori sono tenuti a conformarsi alla normativa applicabile per punire il lavoro illegale, clandestino e sommerso.

3.7 Permessi di soggiorno. I Fornitori si avvalgono di lavoratori in regola con la normativa in materia di permessi di soggiorno.

3.8 Orario di lavoro. I Fornitori devono agire in ottemperanza alle norme nazionali ed internazionali sul lavoro per quanto concerne le ore di lavoro. L’orario di lavoro dei dipendenti non può superare il limite massimo fissato dalle leggi nazionali in vigore. Inoltre i Fornitori dovranno concedere periodi di riposo settimanali, ferie annuali e festività nazionali, così come congedi di maternità o paternità, permessi per malattia e qualsiasi altro permesso nella misura consentita dalla legge.

3.9 Trattamento economico. I Fornitori dovranno rispettare le norme vigenti e i contratti collettivi di lavoro concernenti il trattamento economico dei lavoratori. Pertanto, i lavoratori, in aggiunta al loro normale salario, dovranno essere retribuiti per le ore di lavoro straordinario, festivo e notturno secondo quanto previsto dalle leggi vigenti e dai contratti collettivi di lavoro.

3.10 Organizzazioni di lavoratori. I Fornitori rispettano il diritto dei lavoratori di prendere parte a organizzazioni di lavoratori, di associarsi liberamente, avere rappresentanti, aderire a comitati aziendali e partecipare alla contrattazione collettiva. I lavoratori non potranno subire alcuna forma di molestia, intimidazione o rappresaglia a seguito della loro adesione a organizzazioni di lavoratori. I Fornitori dovranno riconoscere la libertà di espressione a tutti i lavoratori.

4. Privacy

4.1 I Fornitori devono agire secondo le leggi vigenti in materia di tutela dei dati personali. Il Fornitore deve segnalare entro ventiquattr’ore la scoperta di eventuali violazioni che riguardano la normativa privacy applicabile.

5. Riservatezza. Diritti di proprietà intellettuale/industriale

5.1 I Fornitori devono rispettare le leggi e le normative nazionali ed internazionali applicabili in materia di proprietà intellettuale e industriale.

5.2 La tecnologia e le conoscenze di Rollon conferiscono all’azienda un vantaggio competitivo. Tutti i Fornitori sono responsabili della salvaguardia dei diritti di proprietà intellettuali e/ industriali con le quali vengono direttamente o indirettamente a contatto pertanto qualsiasi informazione, progetto, documento, campione, prototipo, portata a conoscenza del Fornitore dovrà essere considerata come riservata e trattata come tale.

5.3 È proibito stampare o scaricare, o altrimenti utilizzare, documenti Rollon dai quali si evincono diritti di proprietà intellettuali e/ industriali senza l’autorizzazione di Rollon al di fuori del rapporto contrattuale.

5.4 Resta escluso l’utilizzo del marchio Rollon, inclusi i marchi commerciali registrati e non, o dei segni distintivi senza la preventiva autorizzazione scritta di Rollon.

5.5 Ogni Fornitore deve garantire che la propria rete di fornitura rispetti i diritti di proprietà intellettuale e/o industriale dei terzi.

5.6 Qualora un Fornitore venga a conoscenza di una violazione dei diritti di proprietà intellettuale e/o industriale di Rollon, lo stesso è tenuto a informarne immediatamente l’azienda stessa.

5.7 La fornitura del servizio da parte del Fornitore a beneficio di Rollon non conferirà al Fornitore alcun tipo di diritto o pretesa sui diritti di proprietà intellettuale o industriale di Rollon.

5.8 Al Fornitore è fatto divieto di registrare a proprio nome qualsiasi proprietà intellettuale e/o industriale di Rollon, né utilizzare la proprietà intellettuale e/o industriale di Rollon per altri scopi diversi da quelli concordati. Su richiesta di Rollon o al termine del rapporto di fornitura il Fornitore deve restituire a Rollon le informazioni dalle quali si evincono diritti di proprietà intellettuali e/ industriali o distruggerle secondo le istruzioni di Rollon.

6. Ambiente

6.1 Conformità con le norme ambientali. Rollon invita i Fornitori a condividere il suo impegno per un ambiente sicuro e pulito. I Fornitori dovranno attenersi alle norme e ai requisiti vigenti in materia ambientale che comprendono tra gli altri: l’ottenimento e mantenimento delle autorizzazioni ambientali e approvazioni per lo svolgimento di attività regolamentate; la gestione e lo smaltimento di materiali pericolosi; le emissioni di agenti contaminanti che impattano sull’aria, l’acqua e il suolo; la protezione delle risorse naturali e della fauna; la proibizione o restrizione nell’uso di sostanze specifiche; il riciclo di materiali e il rispetto dei diritti ambientali.

6.2 Impatto ambientale e sostanze pericolose. L’impatto negativo sul clima e sull’ambiente dovrà essere eliminato all’origine o almeno minimizzato attraverso la modifica dei processi produttivi, di lavorazione e manutenzione, attraverso la sostituzione dei materiali, la conservazione, il riciclo e il riutilizzo dei materiali. L’uso di sostanze pericolose da parte dei Fornitori dovrà essere conforme ai requisiti imposti dalla legge, in particolare, essi dovranno proibire l’uso di sostanze oggetto di divieto a livello nazionale ed internazionale in quanto nocive per le persone o per l’ambiente e in più mettere in atto misure appropriate per la gestione, lo stoccaggio e il trasporto delle sostanze pericolose.

6.3 Promozione dell’innovazione ecocompatibile. Rollon si aspetta dai suoi Fornitori la creazione di processi produttivi che mirino alla riduzione degli sprechi delle risorse naturali e che promuovano il riciclo e il riutilizzo delle stesse. Pertanto, Rollon sostiene un approccio proattivo verso soluzioni e
tecnologie innovative che siano finalizzate a proporre continuamente prodotti e servizi con minore impatto ambientale.

6.4 Tutela delle risorse e salvaguardia del clima. Tutte le attività che siano potenzialmente dannose per la salute dell’uomo o per l’ambiente saranno adeguatamente gestite, misurate e controllate prima del rilascio di qualunque sostanza nell’ambiente. I Fornitori dovranno essere dotati di strumenti per la prevenzione e riduzione di eventuali perdite e sversamenti accidentali nell’ambiente. Inoltre, essi saranno impegnati nello sviluppo e nell’uso di prodotti rispettosi del clima e di processi che riducano il consumo di energia.

6.5 Gestione rifiuti. I Fornitori dovranno disporre di sistemi per garantire che la manipolazione, la movimentazione, la conservazione, il riciclaggio o la gestione dei rifiuti, delle emissioni atmosferiche e delle acque reflue avvenga in modo sicuro.

7. Trasparenza

7.1 Monitoraggio e miglioramento. I nostri Fornitori dovranno monitorare e documentare la propria adesione al presente Codice e conservare la documentazione necessaria che attesti il rispetto delle disposizioni e degli standard in esso contenuti nonché della normativa vigente. I Fornitori dovranno informare immediatamente Rollon di qualsiasi inadempimento e delle relative misure correttive pianificate al riguardo. Rollon incoraggia i Fornitori e i partner aziendali a comunicare qualsiasi misura adottata per migliorare le loro pratiche aziendali al fine di raggiungere (o incrementare) la conformità alle disposizioni previste dal Codice. I Fornitori non dovranno mai celare alcuna criticità né appellarsi all’ignoranza per giustificare delle aree di non conformità. I Fornitori sono tenuti a migliorare continuamente la propria performance.

7.2 Ispezioni e controlli. Rollon si riserva il diritto di verificare l’aderenza ai principi del Codice da parte dei Fornitori tramite il personale Rollon autorizzato e di condurre verifiche di conformità in qualsiasi momento anche senza preavviso. I controlli potranno includere l’ispezione delle strutture del Fornitore e/o interviste con i loro lavoratori. I Fornitori dovranno concedere l’accesso alle strutture e collaborare durante le attività di auditing.

7.3 Provvedimenti. Qualora emergessero delle inadempienze dichiarate dai Fornitori o accertate da Rollon, anche attraverso le attività di controllo di cui al presente Codice, Rollon potrà richiedere al Fornitore di pianificare e implementare le azioni correttive necessarie. Rollon si riserva il diritto di interrompere ogni rapporto e/o risolvere ogni accordo contrattuale con il Fornitore che rifiuti di attuare le misure correttive entro un lasso di tempo ragionevole, senza pregiudizio alcuno all’esercizio dei diritti e dei mezzi di ricorso previsti dalla normativa di legge e relativi a tale cessazione.

8. Sub-fornitori

8.1 Il presente Codice si applica anche a eventuali sub-appaltatori o sub-fornitori dei Fornitori e a tutti i soggetti terzi che collaborano con i Fornitori. I Fornitori sono pienamente responsabili nei confronti di Rollon con riferimento alla conoscenza del contenuto del Codice e circa il rispetto dello stesso da parte di qualsiasi sub-appaltatore o sub-fornitore o terzo che collabora con i Fornitori.

9. Contatti

9.1 Per qualsiasi informazione o chiarimento relativo al presente Codice o comunicazione necessaria ai sensi del Codice il Fornitore potrà contattare Rollon ai seguenti recapiti:

1. Per informazioni generali relative al documento scrivere ad [email protected]

2. Per ottenere assistenza o segnalare un problema relativo all’integrità negli affari di cui al punto 2.3, è possibile contattare la Rollon by Timken Helpline scrivendo all’indirizzo [email protected] o contattando il numero verde 800-172-444 800-846-5363. Questo servizio è gestito da una società esterna, pertanto tutte le segnalazioni saranno tenute nel massimo riserbo possibile.